Comment assurer la communication avec les copropriétaires en tant que syndic bénévole ?

La communication est incontournable quand il s’agit de vivre ensemble dans une copropriété. Elle permet de garder une relation bienveillante avec le syndicat.

Mais surtout, il permet d’anticiper et de programmer les besoins. Souvent, cette communication est dédaignée. En tant que syndic bénévole, comment assurer une communication efficace avec les copropriétés ?

Rassembler les informations de la copropriété

Il est totalement indispensable que tous les participants reçoivent le même niveau d’information dans le syndicat. Autrement dit, la communication doit être centralisée au sein de toute la copropriété. Il faut que les locataires novices soient informés des règles directement attestées. Sinon, les anciens locataires doivent suivre les directives dans la communauté.

Ainsi, le syndic bénévole doit connaitre la liste de toutes les copropriétés présentes dans sa communauté. Comme ça, il aura l’occasion d’informer tout le monde des éventuels changements susceptibles de se produire.

Faire participer tout le monde lors des AG

Lors des AG, il se peut que des participants veuillent donner leurs avis sur le fonctionnement de la copropriété. Ces suggestions peuvent perfectionner la gestion du syndicat. Il faut laisser tout le monde partager leur point de vue.

Peut-être que les membres ont un ressenti commun qui peut changer la donne. Cette technique est nécessaire afin d’améliorer la communication. Elle vise à anticiper certains projets à réaliser ensemble. D’autres informations sont disponibles sur le site https://syndicyourself.be/fr/.

Soutenir le dialogue entre chaque membre

La communication est idéale entre chaque habitant. Mais voilà, tout le monde n’est pas disponible au même moment. C’est pourquoi il est nécessaire d’instaurer un carnet de liaison par exemple. Ce dernier doit être posé dans une espace commune.

Comme ça, chacun aura le droit d’écrire ou de notifier quelque chose d’urgent comme un message important, une suggestion, etc. Toutes les informations peuvent être ensuite rapportées par une personne au sein du syndic bénévole.

Favoriser les meetings systématiques

Il est important d’organiser des réunions assez régulières entre les administrateurs et les assemblées générales des copropriétés dans un syndic bénévole. Cette régularité permet de décider ensemble des projets qu’il faut réaliser et surtout de renforcer une relation cordiale entre les habitants.

Cette communication ouverte permet également d’identifier les soucis et de les résoudre de manière proactive. Ceci crée par la suite un climat harmonieux au sein du syndicat. Autrement dit, il faut que chaque membre se sente écouté, impliqué et respecté.

Utiliser des outils de communication modernes

Il existe actuellement des syndics qui gèrent la totalité de leur fonctionnement sur internet. Ils utilisent des outils comme la visioconférence pour les assemblées générales. Ou bien les signatures électroniques pour valider une décision. Cette technique permet de gagner un temps précieux pour les adhérents.

Elle permet également d’accompagner les copropriétés qui ont besoin d’un suivi régulier et spécifique. Ainsi, les pratiques traditionnelles de communication de syndic bénévole peuvent très bien s’inspirer de cette dématérialisation des informations pour simplifier les échanges.